Організувати захід самостійно складно, але це цілком реально. Ця «самоціна діяльність» заощадить пристойну суму грошей, вибере все на свій смак і зробить цікаву програму. Готові провести мозковий штурм і витратити час на пошуки? Тоді поїхали.
Оглавление
Бюджет
Будь-яка подія зажадає матеріальних вкладень. Так що починати танцювати потрібно з печі з того обсягу, яку можна витратити. На всіх етапах планування потрібно буде зробити кошторис. Це дозволить не залишати гостей без торта або учасників без пам’ятних подарунків і самостійно організовувати захід.
Формат
Організувати захід можна самостійно практично в будь-якому форматі. Наприклад, для конференції можна вибрати формат Ted або oven-heap. День народження провести у вигляді веселого квесту, запального карнавалу, пива або піжами.
Хочете спробувати щось нове і ефективне? Організуйте майстер-клас або тімбілдинг! Головне, щоб захід вийшов цікавим, пізнавальний, запам’ятовується. Вам будуть надані всі умови для організації заходу самостійно.
Розташування
Успіх будь-якого заходу залежить від місця проведення. Ви можете організувати захід самостійно в різних місцях. Майте на увазі, що вибір і оренда залів – дуже важлива місія. Чи потрібно вам організовувати ділову зустріч блогерів, навчальний семінар або тренінг, презентацію нового продукту або курси акторської майстерності? Вам допоможуть в цій оренді приміщень з хорошим технічним оснащенням і максимально комфортними умовами.Ви зможете провести будь-яку подію в обраному форматі. Семінар або конференція для обміну досвідом між співробітниками, платне навчання з навчанням, благодійний майстер-клас з презентацією нових товарів – всі двері відкриті перед вами.
Вам може знадобитися:
1. Робоча зона для бізнес-гостей.
Не забувайте, що спікерам, лекторам, спікерам та гостям можуть знадобитися:
- Wi-Fi з відкритим доступом
- Проектор і великий екран (Д-5 м.);
- виділена лінія Інтернету для відеоконференцій.
Ви зможете користуватися соціальними мережами, вести онлайн-трансляцію, проводити опитування, взаємодіяти з аудиторією через інтерактивний прямий ефір.
2. Місце для перерви і процесу відновлення.
Не забувайте про короткі паузи для сплеску енергії та підвищеної ефективності! Для закусок і чаювання ми можемо надати бар з безалкогольними напоями, зону для організації кава-брейка, фуршет, міні-банкет. Гості зможуть побалуватися і поспілкуватися в неформальній обстановці!
3. Все включено для відпочинку та роботи.
Зали повинні бути обладнані зручними стільцями, пуфами і диванами, які вміщують всіх гостей. Система вентиляції та кондиціонування повинна працювати влітку.
Подбайте про частування
Ви можете замовити кейтеринг і найняти різний персонал:
- Шеф-кухар організовує підготовку до заходу, контролює закупівлі, стежить за технологічними процесами, приготуванням і оформленням страв. Він повинен бути гуру свого ремесла і справжнім віртуозом, який може організувати передвиконання, і урочистою вечерею на честь ювілею, і барвистим рясним дастаркханом, і чайною церемонією. Рецепти шеф-кухар знає серцем, він легко готує соковиті шангі, качку англійською або кокосовий рис тайською з креветками. Страва від шеф-кухаря стане цвяхом програми і обов’язково сподобається вашим гостям!
- Розробка меню – це комплексна послуга, яка включає в себе підбір страв з урахуванням концепції і бюджету, розрахунок закупівель і підготовки, консультації по технології. Клієнт може підібрати правильне харчування для дитячого свята, замовити європейську кухню для банкету або східні делікатеси для вечірки. Ви можете замовити меню бенкетного обслуговування на одну ніч або замовити меню для кав’ярні, ресторану, нічного клубу. При складані слід враховувати всі побажання.
- Придбання продуктів для банкету – просте рішення проблем. Для покупки потрібно надати список і вартість. Кейтерингова компанія зазвичай співпрацює з постачальниками свіжих продуктів з усього світу і може доставити будь-які делікатеси, відповідати бюджету. Корм подається один раз і на регулярній основі. Кейтерингові компанії мають власний транспорт, тому доставляють будь-який обсяг продукції. Ви можете замовити напої та продукти для приготування закусок на дачі або все необхідне для корпоративного банкету.
- Шеф-кухар в оренду – це послуга ресторанів, художніх кафе, банкетних зон, відвідування закладів громадського харчування. Вам буде забезпечений кухар для холодного і гарячого магазину, комбайн, гриль. При отриманні великого замовлення персонал часто не справляється з обсягом, на кухні починається аврал. Кухар виконає будь-яку частину роботи, буде підкорятися менеджеру або візьме на себе організаційну частину. Для приватних банкетів є окрема категорія для замовлення шеф-кухаря на банкет.
- Потрібен шеф-кухар для приватного заходу? Кейтерингова компанія надасть професіоналів для приготування страв будь-якої кухні світу: східної, європейської, російської, традиційної та екзотичної, кухарів для приготування дієтичних страв. Кухарі з найвищою кваліфікацією мають досвід роботи в розкішних ресторанах. Компанії гарантують конфіденційність – співробітники приватних сторін отримують спеціальну посадову інструкції. Підвищена відповідальність, організація і приготування страв відповідно до концепції заходу, дотримання вимог замовника – будуть враховані всі побажання.
- Офіціант виставки, презентація – послуга для обслуговування масових заходів. Кейтерингова компанія забезпечить ввічливу і чарівну молодь в класичному вигляді (білий верх, чорний низ). Офіціанти можуть подавати стенди та подавати напої або закуски. Вони привертають увагу гостей і викликають симпатію у відвідувачів. Компанія повинна бути готова до будь-якої концепції і повинна враховувати будь-які конкретні замовлення. Професійні офіціанти будуть обслуговувати гостей на відмінному рівні, підвищувати престиж Вашої компанії.
- Офіціанти на приватні заходи обслуговують вечірки, закриті вечірки, банкети вдома: в квартирі, приватному будинку, котеджі, закритому клубі. На нічні вечірки надаються офіціанти в робочому вигляді (класичному) або в іншому одязі (за бажанням замовника). Ви повинні гарантувати конфіденційність, а не поширювати інформацію, брати на себе підвищену відповідальність. Якщо компанія постійно проводить закриті заходи, вона знайома з усіма нюансами і готова обговорювати будь-яке конкретне замовлення.
Зони відповідальності
Організувати захід самостійно – це не означає, що потрібно плече все і плечі або навантажити одну людину. Дуже важливо правильно розподіляти завдання на етапі підготовки і під час заходу. Поширюй відповідальність людей за зоною. Наприклад, хтось відповідає за зону реєстрації, хтось за зустріч учасників, лекторів, спікерів, гостей, когось за техніку, когось за кейтеринг, когось за взаємодію зі ЗМІ тощо.
Організувати захід складно самостійно, але це можливо. А зекономлюте гроші можна витратити на частування, хорошого діджея, феєрверка або професійного ведучого.
