Организовать мероприятие самостоятельно: действуем по плану

Организовать мероприятие самостоятельно сложно, но вполне реально. Такая «самодеятельность» позволит сэкономить приличную сумму денег, выбрать все на свой вкус и составить интересную программу. Готовы устроить мозговой штурм и потратить время на поиски? Тогда поехали.

Бюджет

Проведение любого мероприятия потребует материальных вложений. Поэтому нужно начинать плясать от печки от суммы, которую вы можете потратить. На всех этапах планирования нужно будет составлять смету. Она позволит вам не оставить гостей без торта или участников без памятных подарков и правиьно организовать мероприятие самостоятельно.

Формат

Можно организовать мероприятие самостоятельно практически в любом формате. Например, для конференции можно выбрать формат тед или печа-куча. А день рождения провести в виде веселого квеста, зажигательного карнавала, пивной или пижамной вечеринки.

Хотите попробовать что-то новое и эффективное? Организуйте воркшоп или тимбилдинг! Главное, чтобы мероприятие получилось интересным, информативным, запоминающимся. Вам предоставят все условия для организации мероприятия самостоятельно.

Локация

Успех любого ивента зависит от места его проведения. Организовать мероприятие самостоятельно можно в разных локациях. Учтите, что выбор и аренда залов – очень ответственная миссия. Вам предстоит организовать деловую встречу блогеров, обучающий семинар или тренинг, презентацию нового продукта или курсы актерского мастерства? Вам поможет в этом аренда помещений с хорошим техническим оснащением и максимально комфортными условиями. Вы сможете блестяще провести любое мероприятие в выбранном формате. Семинар или конференция для обмена опытом между сотрудниками, платный тренинг с обучением, благотворительный мастер-класс с презентацией нового товара – перед вами открыты все двери.

Вам может понадобиться:

1. Рабочая зона для деловых гостей.

Не забудьте о том, что спикерам, лекторам, докладчикам и гостям может понадобиться:

  • Wi-Fi с открытым доступом;
  • проектор и большой экран (D=5 м.);
  • выделенная интернет-линия для видеоконференций.

Вы сможете задействовать соцсети, вести онлайн-трансляцию, проводить опросы, взаимодействовать с аудиторией посредством живого интерактива.

2. Место для перерыва и восстановления сил.

Не забудьте о коротких паузах для прилива энергии и повышения работоспособности! Для перекусов и чаепитий подойдет предоставляем бар с безалкогольными напитками, зона для организации кофе-брейка, фуршета, мини-банкета. Гостям будет приятно попробовать угощение и пообщаться в неформальной обстановке!

3. «Все включено» для отдыха и работы.

Залы должны быть оснащены удобными стульями, пуфами и диванами, на которых можно разместить всех гостей. Летом должна работать система вентиляции и кондиционирования.

Позаботьтесь об угощении

Можно заказать кейтеринг и нанять разный персонал:

  1. Шеф повар организует подготовку к мероприятию, проконтролирует закупки, проследит за технологическими процессами, приготовлением и украшением блюд. Он должен быть гуру своего дела и настоящим виртуозом, который может организовать и пре-пати, и торжественный обед в честь юбилея, и колоритный изобилующий дастархан, и чайную церемонию. Рецепты шеф повар знает наизусть, он легко приготовит сочные шаньги, утку по-английски или кокосовый рис по-тайски с креветками. Блюдо от шеф-повара станет гвоздем программы и обязательно понравится вашим гостям!
  2. Разработка меню – комплексная услуга, в которую входит подбор блюд с учетом концепции и бюджета, калькуляция закупок и приготовления, консультации по технологии. Клиент может выбрать правильное питание для детского праздника, заказать европейскую кухню для банкета или восточные деликатесы для вечеринки. Можно заказать меню обслуживания банкета на один вечер или разработку меню для кофейного дома, ресторана, ночного клуба. При составлении должны быть учтены все пожелания.
  3. Закупка продуктов для банкета – простое решение проблем. Для закупки нужно предоставить список и калькуляцию. Кейтеринговая компания обычно сотрудничает с поставщиками свежих продуктов со всех уголков мира и может доставить любые деликатесы, уложившись в бюджет. Поставка продуктов питания осуществляется как единоразово, так и на постоянных условиях. У кейтеринговых компаний есть свой транспорт, поэтому они доставляют любые объемы продуктов. Вы можете заказать напитки и продукты для приготовления закусок на дачу или все необходимое для корпоративного банкета.
  4. Повар в аренду – это услуга для ресторанов, арт-кафе, банкетных площадок, выездных кейтерингов. Вам предоставят повара для холодного и горячего цеха, заготовщика, мангальщика. При получении большого заказа штатная команда часто не справляется с объемом, на кухне начинается аврал. Повар выполнит любую часть работы, будет подчиняться управляющему или возьмет на себя организационную часть. Для частных банкетов существует отдельная категория для заказа повара на банкет.
  5. Нужен повар на частное мероприятие? Кейтеринговая компания предоставит профессионалов для приготовления блюд любой кухни мира: восточной, европейской, русской, традиционной и экзотической, повара для приготовления диетических блюд. Повара с высшей квалификацией имеют опыт работы в ресторанах класса люкс. Компании гарантируют конфиденциальность – персонал на закрытые вечеринки получает особую должностную инструкцию. Повышенная ответственность, организация и приготовление блюд в соответствии с концепцией мероприятия, соблюдение требований заказчика – будут учтены все пожелания.
  6. Официант на выставку, презентацию – услуга по обслуживанию массовых мероприятий. Кейтеринговая компания предоставит вежливых и обаятельных молодых людей в классической форме (белый верх, черный низ). Официанты могут обслуживать стенды и подавать напитки или закуски. Они привлекают внимание гостей и вызывают симпатию у посетителей. Компания должна быть готова к любой концепции и должна рассматривать любые специфические заказы. Профессиональные официанты обслужат гостей на великолепном уровне, поднимут престиж вашей компании.
  7. Официанты для частных мероприятий обслуживают пати, закрытые вечеринки, банкеты на дому: в квартире, частном доме, на даче, в закрытом клубе. На ночные вечеринки предоставляются официанты в рабочей форме (классической) или в другой одежде (по желанию заказчика). Вам должны гарантировать конфиденциальность, не распространять информацию, брать на себя повышенную ответственность. Если компания постоянно проводит закрытые мероприятия, то она знакома со всеми нюансами и готова обсуждать любой специфический заказ.

Зоны ответственности

Организовать мероприятие самостоятельно — это не означает, что нужно все взвалить а свои плечи или нагрузить одного человека. Очень важно правильно распределить задачи на этапе подготовки и во время проведения мероприятия. Распределите ответственность людей по зонам. Например, кто-то отвечает за зону регистрации, кто-то за встречу участников, лекторов, спикеров, гостей, кто-то за технику, кто-то за кейтеринг, кто-то за взаимодействие с медиа и т.д. У каждого должна быть своя зона, которую нужно контролировать все время мероприятия.

Организовать мероприятие самостоятельно сложно, но возможно. А сэкономленные деньги можно потратить на угощение, хорошего диджея, фейерверк или профессионального ведущего.

Делись нашими статьями в соцсетях, улучшай свою карму и получай скидки на подарки!

от Администратор

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *